Grip

Zo tegen het einde van het jaar lopen we allemaal wel op ons tandvlees.

Het plaatje met de twee uiltjes, de één opge­ruimd en georganiseerd en de ander totaal verwilderd, met daaronder de tekst ‘teacher at the start of the schoolyear vs teacher at the end of the schoolyear’, is de meesten van ons welbekend.

Het is de tijd van het jaar waarin alles tegelijkertijd lijkt te komen. Nakijkwerk, zelfs als je met programmatisch toetsen werkt. Achterstallige mail die je niet eerder kon afhandelen omdat je druk was met feedback geven en toetsvoorbereiding. Rapporten die af moeten. Kalibratiesessies. Ondertussen starten de voorbereidingen voor komend jaar ook alweer op, en blijk je in maart je laatste reiskostendeclaratie te hebben ingediend. 

Kortom: druk. 

In die waan van de dag begon ik de balans een beetje te verliezen. De dingen die ik leuk vind en waar ik normaal energie van krijg, bleven steeds liggen tot ik er tijd voor had. In de praktijk was dat vaak vrijdagmiddag 16u – niet echt het moment waarop je nog met frisse energie aan een intensieve klus begint. De weken waren gevuld met dingen die eerst moesten, terwijl juist de zaken die bleven liggen, ook belangrijk zijn. 

Als ik meer verplichtingen heb die energie kosten dan geven, dan krijg ik stress.

Ik schreef er in mijn vorige column al over: als ik meer verplichtingen heb die energie kosten dan geven, dan krijg ik stress. Autonomie op mijn agenda helpt hierbij, maar wat als je niet meer in staat bent om tussen die verplichtingen te differentiëren?

Nu hebben wij op ons werk een fantastisch initiatief: De Rozentuin. Elke donderdag wordt er een uur lang een open dialoog gefaciliteerd, zonder agenda en vooraf afgesproken onderwerpen. Iedereen is welkom. De spelregels zijn dat we naar elkaar luisteren, en het gesprek op de inhoud wordt gevoerd (geen ‘borrelpraat’). De Rozentuin is een initiatief van het lectoraat Designing the Future. 

Ik heb er het afgelopen jaar enkele keren bijgezeten. De samenstelling is steeds anders, wat ervoor zorgt dat je steeds met andere mensen spreekt. De sfeer is ontspannen en vooral ontzettend veilig. De rust en verstilling die tijdens deze dialogen optreedt, is haast niet te beschrijven. 

Ondanks dat ik het knétterdruk had, en al de hele week een beetje liep te mopperen omdat ik nergens écht aan toe kwam naar mijn gevoel, sloot ik tóch bij deze laatste sessie aan. Het gevoerde gesprek zal ik hier niet herhalen, maar er kwam wel iets langs dat enorm resoneerde. 

Als het gaat om prioriteiten stellen, dan kun je onderscheid maken tussen belang en urgentie. Zet deze tegen elkaar af, en er ontstaat een kwadrant. Eisenhower (ja, die ooit president was) maakte dit onderscheid al. De vaardigheid om de juiste prioriteiten te kunnen stellen is een belangrijke soft skill, die je kan helpen je te ontwikkelen in je werk.

Werk dat belangrijk én urgent is, heeft voorrang nodig. Dit kan een noodgeval zijn, maar ook een geroosterde lesactiviteit. Die stel je niet zomaar uit. 

Is werk niet belangrijk, maar wél urgent, dan gaat het vaak om interrupties. Iemand heeft je nodig, bijvoorbeeld. Het belang zit hier in het perspectief: bij niet belangrijk, wel urgent, ben je bezig voor andermans doelen. Ga na of je dit werk aan een ander kunt overdragen.

Is het niet belangrijk en niet urgent? Dan is het niet per definitie onzinnig (ondanks dat de afbeelding hierboven zegt dat je het moet elimineren). Even dagdromen, bijvoorbeeld, kan heel fijn zijn. Of je mailbox opruimen. Het is weinig productief, en wordt vaak als een vlucht gebruikt. Dat maakt ook dat het je vaak meer tijd kost dan je had verwacht. Je bent niet de eerste die ‘even’ wat reels gaat kijken op Instagram en verschrikt opmerkt dat er ineens een uur is verstreken. Goed opletten dus dat je na je ‘pauze’ weer teruggaat naar wat wel belangrijk is (en urgent).

Het is de laatste combinatie die vaak verloren gaat: wél belangrijk, niet urgent. Hierbij gaat het vaak om de realisatie van je persoonlijke doelen. Die rapportage die ik al weken wil afschrijven, valt in deze categorie. Wél belangrijk, en energiegevend, maar de deadline is niet concreet. Dus schuift dat rapport steeds een stukje verder op, omdat er steeds (niet-)belangrijke, urgente dingen tussenkomen. Tot mijn frustratie. 

Mijn bezoek aan de Rozentuin was niet belangrijk en niet urgent, maar bracht me de rust die ik even uit het oog was verloren. Die vrijdag erop paste ik meteen mijn planning aan: twee belangrijke, urgente taken eerst, en daarna een groot deel van de dag vrijgemaakt om te werken aan belangrijke zaken. Was er niets urgents? Zeker wel, maar ik besloot dat die dingen wel tot maandag konden wachten. 

Voor het eerst in weken voelde ik weer grip op mijn agenda ontstaan. Ik ging met frisse energie het weekend in, en het was best een tijdje geleden dat dat was gebeurd. 

Die rapportage is trouwens nog steeds niet af. Daar had ik vandaag tijd voor, maar ik besloot eerst dit blog te schrijven. Niet belangrijk, en niet urgent. Maar wel ontzéttend leuk om te doen.